Universidad de Oviedo
Servicios de Informática
Sábado, 19 de Abril de 2014

Listas de Distribución

Servicio de Listas de Distribución de Correo Electrónico

En muchas ocasiones, la distribución de información a grupos de usuarios mediante correo electrónico es un medio eficaz y rápido de comunicar información, evitando la acumulación de papel. Una lista de distribución está formada por un conjunto de direcciones de correo electrónico, de forma que un mensaje enviado a la lista (que se ve como una única dirección de correo electrónico) es distribuido a todas las direcciones que en ella se incluyen.

El servicio de listas de distribución de correo electrónico permiten agilizar la comunicación permitiendo distribuir mensajes a diferentes colectivos. Toda la información sobre las listas (personas que reciben de la lista, y las autorizadas a enviar y administrar) se mantiene en el servicio de directorio .

Existen dos tipos generales de listas:

  • Listas dinámicas: Las personas que reciben y envian son configuradas automáticamente en función de la información que el directorio dispone de cada persona. Por ejemplo, en una lista de todos los alumnos de una asignatura, cada alumno matriculada en la misma será un receptor de mensajes de dicha lista, y cada profesor que la imparte estará autorizado a enviar correo a la lista. La determinación de los receptores a las listas se realiza dinámicamente en el momento del envío del mensaje.
  • Listas estáticas: Existen otras necesidades en las que no se puede predefinir de forma automática las personas autorizadas a enviar y los receptores. En este caso, para cada lista se define un administrador que será la persona autorizada a enviar y la encargada de dar altas y bajas a los receptores de la lista.

En todo momento deben seguirse las Recomendaciones para el uso de listas de distribución de correo electrónico.

A continuación se indican más detalles sobre cada uno de los tipos de listas indicados anteriormente.

Listas Dinámicas

Cada usuario puede consultar las listas dinámicas de las que puede recibir correo y a las que puede enviar en las correspondientes opciones la ficha personal de dicho usuario en las páginas blancas. Para enviar un correo a una de las listas basta con pulsar sobre el nombre de la misma y se abrirá una ventana con el lector de correo que tenga el usuario configurado por defecto.

Existen miles de listas dinámicas, que se agrupan en diferentes tipos de acuerdo con la tabla que se incluye a continuación:

Tipo Quién recibe de la lista Quién puede enviar a la lista (1)
Alumnos Alumnos matriculados en una asignatura de primero/segundo ciclo o en un curso de doctorado (2) Profesores que imparten la asignatura o curso. Administrativos del centro o departamento
Alumnos matriculados en un estudio de primero/segundo ciclo o en un programa de doctorado Administrativos del centro o departamento
Alumnos matriculados en alguna asignatura de un centro Administrativos del centro
Profesores Profesores que imparten una asignatura de primero/segundo ciclo (2) Profesores de la asignatura. Administrativos del centro
Profesores que imparten alguna asignatura en un estudio de primero/segundo ciclo o programa de doctorado Administrativos del centro o departamento
Profesores que imparten alguna asignatura en un centro Administrativos del centro
Profesores de un departamento o área de conocimiento Administrativos del departamento
Profesores de la Universidad  
PAS PAS asignado a un centro, departamento o servicio  
PAS funcionario y por categorías  
PAS laboral y por categorías  
PAS de la Universidad  

NOTAS:  

(1)

A las personas autorizadas por defecto a enviar a la lista se les puede añadir quien determine Recursos Humanos, de acuerdo con el procedimiento de solicitud de autorización de envío a listas dinámicas .

(2)

Las listas de asignaturas y cursos de doctorado reciben nombres diferentes en cada curso académico para reflejar la nueva situación de alumnos y profesores asigndos a las mismas.

Listas Estáticas

El servicio de listas estáticas centraliza el resto de listas de correo en las que la especificación de los destinatarios se ha de realizar de forma manual. La gestión de cada una de ellas se descentraliza mediante la figura del administrador de la lista que es la persona encargada de recibir las solicitudes de altas y bajas.

Se permiten dos tipos de listas de distribución:

  • Moderada: Solamente ciertos usuarios pueden enviar mensajes a la lista para su redistribución
  • Restringida: Cualquier perteneciente a la lista puede enviar mensajes para su distribución .

Para la creación y gestión de cada una de estas listas se ha de seguir el procedimiento de solicitud y administración de listas de distribución estáticas.

Solicitud y Administración de Listas Estáticas

Solicitud

Podrán solicitar la creación de listas de distribución estáticas los Decanos y Directores de Centros y Departamentos, así como los responsables de los diferentes Vicerrectorados y Servicios. En la solicitud se hará constar el objetivo de la lista y el administrador de la misma (que se encargará de la gestión). Para ello se debe rellenar el formulario de Solicitud de Lista de Distribución de Correo Electrónico (descargable en el siguiente párrafo), remitiéndose la misma por correo o FAX al Director del Área de Informática (Vicerrectorado de Campus e Infraestructuras, FAX: 4137) quien la autorizará y remitirá a un Centro de Atención al Usuario para su creación.

Administración

Una vez una lista ha sido creada y su administrador autorizado a mantenerla, éste puede añadir y crear usuarios mediante un sencillo formulario, accesible desde las Páginas Blancas del usuario definido como administrador.



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